Vedtægter for FDF og Spejderne i Tivoli

§1 Foreningens navn

Foreningens navn er “FDF og Spejderne i Tivoli”.

§2 Foreningens hjemsted

Foreningen er hjemmehørende i Aarhus Kommune.

§3 Foreningens formål

Foreningens formål er at planlægge og afvikle arrangementet “FDF og Spejderne i Tivoli” (herefter omtalt som arrangementet), der som udgangspunkt afholdes hvert andet år for alle medlemmer af de uniformerede børne- og ungdomskorps primært i Aarhus Kommune.

Under dette formål ligger endvidere fastholdelse af frivillige mellem arrangementer, for at sikre god kontinuitet og de tværkorpslige sociale relationer, som arrangementet er med at opbygge.

§4 Medlemskab

Stk. 4.1 Medlemskab af foreningen er åbent for alle personer, der har bidraget med frivilligt arbejde til arrangementet. Indmeldelse sker ved udfyldelse af indmeldelsesblanket.

Stk. 4.2 Medlemskabet af foreningen kan ophøre ved aktiv udmeldelse eller ved eksklusion.

Stk. 4.3 Hvis en person konsekvent modarbejder foreningens formål, kan bestyrelsen i ekstraordinære tilfælde beslutte at ekskludere den pågældende person som medlem af foreningen, og/eller som potentiel frivillig for arrangementet

Stk 4.4 I tilfælde af at bestyrelsen påtænker at ekskludere en given person, skal de informeres skriftligt om den påtænkte ekskludering og begrundelsen herfor. Personen har derefter 14 dages frist til at indsende et skriftligt partsindlæg. Bestyrelsen træffer derefter en endelig afgørelse.

Stk 4.5 Eksklusioner kan altid forlanges forelagt på en generalforsamling som et særligt punkt, hvorunder den pågældende person skal have mulighed for at udtale sig. Bestyrelsen skal i så fald indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, medmindre den ordinære generalforsamling er umiddelbart forestående.

Stk. 4.6 Ved eksklusion fratages retten til at deltage:

i arrangementet i alle frivillige sammenhænge
i et udvalg, hvor man arbejder for selve arrangementet
som medarbejder
i anden rolle hvor vedkommende hjælper med afvikling eller drift

Ekskluderede personer kan frit tilmelde sig og deltage i arrangementet som deltager eller deltagende med sin gruppe/kreds.

Stk 4.7 Bestyrelsen kan til hver en tid annullere en afgørelse om eksklusion jf. stk. 4.3 med ¾ flertal.

Stk 4.8 “Foreningen indhenter børneattester på alle medlemmer over 15 år inden arrangementet, og medlemmerne bekræfter herved deres medlemskab. Bestyrelsen udarbejder process for indhentning af børneattest. Godkender medlemmet ikke anmodningen om indhentning af børneattest indenfor processens rammer, vil dette føre til udmeldelse af foreningen.

Stk 4.9 For frivillige til arrangementet der ikke er medlem af foreningen indhentes de børneattester der er omfattet af gældende lovgivning.

Børneattestsindhentelse af frivillige der er tilmeldt igennem grupper/kredse sikres igennem gruppen/kredsen som den frivillige er tilmeldt igennem. Det er foreningens pligt at dette ansvar er bekendtgjort overfor gruppen/kredsen.

I forhold til frivillige der er tilmeldt arrangementet direkte til foreningen indhentes børneattester omfattet af Vejledning om indhentelse af børneattest på Kulturministeriets område inden arrangementet.

§5 Generalforsamlingen

Stk. 5.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.

Stk. 5.2 Generalforsamlingen afholdes inden udgangen af marts i året efter sidste afholdelse af arrangementet.

Stk. 5.3 Generalforsamlingen indkaldes via e-mail til alle medlemmer og medlemsforeninger der har ret til at stille med en repræsentant, opslag på Facebook gruppen “For os der elsker FDF og Spejderne i Tivoli” samt opslag på foreningens digitale platforme, med mindst en måneds varsel. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden ifølge vedtægterne.

Stk. 5.4 Forslag til dagsordenen samt indstilling af kandidater til bestyrelsen sendes til bestyrelsen senest 4 uger før generalforsamlingen. Senest otte dage før generalforsamlingen modtager medlemmerne en dagsorden, med de indsendte uredigerede forslag samt foreningens regnskab.

Stk. 5.5 Hvis der er færre annoncerede kandidater, end der er bestyrelsesmedlemmer på valg, kan man melde sit kandidatur på dagen til de resterende ledige pladser. Dem, der har stillet op på forhånd, er automatisk valgt ind.

Stk. 5.6 Stemmeret i foreningen: Alle fremmødte medlemmer har stemmeret. Der kan ikke stemmes via fuldmagt.

Stk. 5.7 Valgene til bestyrelsen foregår samlet på generalforsamlingen. Alle, der er fyldt 15 år, kan vælges til bestyrelsen. Alle valg er gældende for en toårig periode. Genvalg kan finde sted.

Stk. 5.8 Alle afgørelser vedtages med stemmeflerhed – dog skal vedtægtsændringer besluttes med 2/3 flertal. Alle afstemninger afgøres ved håndsoprækning. Dog skal der være skriftlig afstemning, hvis dirigenten ønsker det eller 3 medlemmer på generalforsamlingen ønsker det.

Stk. 5.9 Generalforsamlingens dagsorden

Valg af dirigent
Valg af referent
Bestyrelsens beretning
Fremlæggelse af regnskab til godkendelse
Valg af bestyrelse
Valg af revisor
Indkomne forslag
Evt.

Stk. 5.10 Bestyrelsen kan beslutte, at generalforsamlingen helt eller delvist afvikles digitalt, hvis forhold gør det uhensigtsmæssigt at afvikle generalforsamlingen som et fysisk møde.

§6 Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 6.1 Et flertal i bestyrelsen kan indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, og bestyrelsen skal indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, når mindst 20 medlemmer ønsker det.

Stk. 6.2 Indkaldelsen til den ekstraordinære generalforsamling skal ske senest 14 dage efter modtagelsen af begæringen, med afholdelse af generalforsamlingen tidligst 14 dage efter indkaldelsen. Samt inden for halvanden måned efter modtagelse af begæringen. Med indkaldelsen sendes den endelige dagsorden.

§7 Vedtægtsændringer

Stk. 7.1 Ændringer af vedtægterne skal vedtages på en generalforsamling med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for forslaget.

Stk. 7.2 Forslag til vedtægtsændringer kan indstilles af alle medlemmer af foreningen senest 4 uger inden generalforsamlingen af en gruppe på mindst tre personer.

Stk. 7.3 Vedtægtsændringer træder i kraft ved endt generalforsamling.

§8 Bestyrelsens sammensætning

Stk. 8.1 Bestyrelsen består af medlemmer valgt på generalforsamlingen samt repræsentanter fra udvalgte foreninger .

De valgte til bestyrelsen skal bestå af fire medlemmer valgt på generalforsamlingen. Denne gruppe mennesker omtales i foreningens daglige virke som ledelsen, der er ansvarlige for planlægning og afvikling af det næstkommende arrangement.

Stk. 8.2 Derudover har følgende foreninger mulighed for at stille med en repræsentant, som har tale og stemmeret:

FDF Landsdel 4
KFUM-Spejderne, Marselis Distrikt
DDS Aros Division
DDS Århus Skov Division
De grønne pigespejdere – Region Kattegat
Danske Baptisters Spejderkorps

Vælger foreningen ikke at stille med en repræsentant, er det foreningens ansvar at informere bestyrelsen om en gyldig email, som anvendes til kommunikation vedrørende godkendelse af budget.

Stk. 8.3 En person kan godt både være valgt bestyrelsesmedlem og udpeget foreningsrepræsentant. Personen har kun én stemme.

Stk. 8.4 Der påhviler repræsentanterne følgende opgaver, dog ikke begrænset til:

At deltage i bestyrelsesmøderne, eller sende en suppleant.
At varetage kommunikation til og fra deres respektive foreninger.
De forpligter sig til aktivt at deltage i processen med at finde udvalgsmedlemmer.
At varetage markedsføring af arrangementet i deres respektive foreninger.

Opfylder repræsentanten ikke de opgaver, der påhviler denne, informeres den pågældende forening.

Stk. 8.5 Ledelsen konstituerer sig med en forperson, to næstforpersoner samt en kasserer umiddelbart efter generalforsamlingen.

Stk. 8.6 Ledelsen kan supplere sig med indtil tre stemmeberettigede medlemmer, dog kun såfremt bestyrelsesmedlemmer valgt direkte af alle medlemmerne på generalforsamlingen fortsat udgør et flertal af ledelsen. Suppleringer gælder valgperioden ud.

§9 Bestyrelsens opgaver og virke

Stk. 9.1 Bestyrelsen står for den daglige ledelse af foreningen mellem generalforsamlingerne

Stk 9.2 Ledelsen står for den overordnede styring og afvikling af arrangementet.

Stk. 9.3 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de på generalforsamlingen valgte bestyrelsesmedlemmer er til stede.

Stk. 9.4 Det er ledelsens ansvar at opdele opgaverne i forbindelse med planlægning af arrangementet i en række ansvarsområder og tildele disse til forskellige udvalg.

Stk. 9.5 Udvalg bør så vidt muligt sammensættes tværkorpsligt.

Stk 9.6 Ledelsen er ansvarlig for at nedsætte en styregruppe, som mødes jævnligt, bestående af repræsentanter fra hvert udvalg, samt repræsentant(er) fra ledelsen.

Stk. 9.7 Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden for dets interne samarbejde og skal føre en beslutningsprotokol.

Stk 9.8 Bestyrelsen skal, på et budgetmøde, godkende arrangementets budget ved flertal, herunder skal budgettet godkendes af alle fremmødte foreningsrepræsentanter. Mødet skal være indkaldt til foreningens opførte email jf §8 stk 8.2 med minimum 4 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde bestyrelsens forslag til budget. Indsigelser imod budgettet skal fremsendes senest en uge før mødet. Afviger det på mødet godkendte budget fra det tidligere udsendte, skal det godkendte budget sendes ud med referatet fra mødet til foreningens opførte email jf §8 stk 8.2.

§10 Økonomi

Stk. 10.1 Regnskabsåret følger kalenderåret.

Stk 10.2 Regnskabet føres af kassereren og skal indeholde oversigt over indtægter og udgifter samt en status. Bestyrelsen er ansvarlig for at udarbejde regnskabet.

Stk. 10.3 Af regnskabet skal det tydeligt fremgå hvilke indtægter og udgifter, der vedrører henholdsvis arrangementet og driften af foreningen.

Stk. 10.4 Regnskabet forelægges bestyrelsen løbende samt tilses og revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor.

Stk. 10.5 Det er pålagt bestyrelsen at disponere således, at indtægter og overskud, der stammer fra afholdelse af arrangementet, udelukkende må bruges til udgifter i relation til afvikling og/eller planlægning af selve arrangementet eller på arrangementer for de frivillige, der afholder arrangementet i den pågældende bestyrelsesperiode.

Afholdes der derudover arrangementer, skal de finansieres udelukkende ved deltagerbetaling. Generalforsamlingen er det eneste arrangement, der er fritaget for denne regel.

§ 11. Tegningsregler og hæftelse

Stk. 11.1 Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af foreningens kasserer og mindst et yderligere bestyrelsesmedlem i foreningen. Ved optagelse af lån og ved salg/pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.

Stk. 11.2 Kassereren står for varetagelse af foreningens formue, betaling af regninger. Kassereren kan råde over foreningens konti, herunder betalingskort og netbank til foreningens konti, samt indgå aftale herom.

Stk. 11.3 Der påhviler ikke foreningens medlemmer, eller bestyrelsesmedlemmer, nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen. Dog kan bestyrelsen, hvis de handler uansvarligt eller uagtsomt, blive gjort personligt ansvarlig – juridisk og økonomisk¹.

§12 Opløsning af foreningen

Stk. 12.1 Beslutning om opløsning af foreningen træffes efter indstilling fra bestyrelsen på en generalforsamling, hvor mindst ⅔ af samtlige medlemmer stemmer for opløsning. Opnås sådant et flertal ikke, kan opløsningen mindst 30 dage efter forelægges en ny generalforsamling, hvor den kan vedtages med ⅔ flertal af de fremmødte medlemmer.

Stk. 12.2 I tilfælde af opløsning gives foreningens formue, i lige store dele, til de foreninger som ved opløsningen havde ret til at have repræsentanter i foreningens bestyrelse ifølge foreningens vedtægter.

Vedtaget den 7. marts 2024

¹. De kan først blive stillet personligt til ansvar over for foreningens forpligtelser, hvis nogen uden for foreningen lider et tab på grund af – eller i mangel af – deres handlinger, og hvis foreningen ikke er i stand til at dække tabet selv. I de tilfælde kan den eller de, der har lidt et tab, rejse en sag om bestyrelsesansvar imod bestyrelsen. Og hvis de kan bevise, at tabet er forårsaget af bestyrelsens handlinger og kunne være undgået, så kan bestyrelsen blive dømt til personligt at betale erstatning.